Punti di Vista | Lorenzo Perino, avvocato, Lex Consulting

Il check-up legale: uno strumento di crescita per l’azienda

Rapporti con i clienti, con i fornitori, con i dipendenti, adempimenti obbligatori fissati da leggi e regolamenti costituiscono un universo complesso che talvolta non si ha tempo o possibilità di affrontare. Ecco perché può essere utile l’intervento di un professionista esterno che possa, con sguardo obiettivo, individuare e correggere tutti i processi aziendali potenzialmente pericolosi attraverso un vero e proprio «check-up legale».

Lorenzo Perino | avvocato, Lex consulting

Lorenzo Perino | avvocato, Lex consulting

L’attività che viene fatta all’interno dell’azienda è sostanzialmente una valutazione del rischio legale a cui l’attività di impresa è soggetta. L’imprenditore molto spesso rimane colpito dai risultati del check-up e non si aspetta minimamente che siano così numerose le aree di rischio potenziale a cui è soggetta l’attività. Questo in genere non è dovuto a particolari mancanze nell’attività dei suoi collaboratori ma dall’assenza di un professionista legale che possa monitorare passo dopo passo tutti i processi aziendali.

Il titolare poi deve prendere quotidianamente molte decisioni nella gestione dell’impresa e non sempre riesce, per mancanza di tempo o di strumenti tecnici, a valutare correttamente ciò che andrebbe fatto per essere conforme alla legge. In questo modo le decisioni non corrette si accumulano una dopo l’altra e vanno a creare nel tempo un quadro di pesante illiceità. Che non viene evidenziato fino a quando su uno o più fronti si aprono contestazioni da parte di clienti e fornitori o applicazione di sanzioni da parte degli organismi di controllo.

Il check-up legale deve essere affidato a professionisti esterni per una duplice ragione: da un lato per avere dei soggetti che dispongano delle conoscenze tecniche per valutare lo stato di adempimento dell’azienda, dall’altro per avere un punto di vista terzo e obiettivo sulla situazione. Se l’analisi fosse portata avanti da un legale interno, questi magari non avrebbe l’obiettività necessaria, oppure potrebbe tendere a coprire situazioni di rischio che si sono venute a creare nel tempo anche a causa sua, per omesso controllo. Inoltre sarà utile trovare un professionista con una solida preparazione tecnico-giuridica relativa agli istituti coinvolti (contratti, diritto del lavoro, societario, ecc…) ma anche una sviluppata abitudine a lavorare in azienda e a conoscerne i meccanismi decisionali e organizzativi.

Da un punto di vista operativo in primo luogo è necessario evidenziare quali siano le aree di rischio generale e quelle di rischio particolare legate all’attività dell’azienda, poi si dovrà raccogliere la documentazione necessaria all’analisi. Fondamentale in questa fase sarà avere il pieno supporto da parte del personale interno all’azienda, infatti più informazioni passeranno al professionista e più l’analisi risulterà completa ed efficace. Dopo una sommaria analisi della struttura societaria dell’impresa si passerà a verificare la composizione del patrimonio della società, inteso come insieme di beni immobili e mobili posseduti, sia che siano funzionali o meno allo svolgimento dell’attività.

Il vero fulcro dell’attività di analisi è costituita dai contratti che l’impresa ha verso una pluralità di soggetti. Innanzitutto i contratti verso i propri clienti, quelli funzionali all’esercizio della propria attività, dovranno essere controllati nel dettaglio, la loro correttezza e completezza, le procedure per la sottoscrizione e la loro rispondenza alla legge. Oltre poi ai contratti con i clienti saranno oggetto di verifica anche i contratti con i fornitori di beni e servizi.

Un altro aspetto centrale più o meno per qualsiasi attività esercitata è rappresentato dalla salute e sicurezza sui luoghi di lavoro. La verifica degli adempimenti obbligatori, della correttezza dell’analisi dei rischi e degli apprestamenti di sicurezza adottati dovrà essere particolarmente approfondita, in relazione all’inasprimento continuo della sanzioni previste a cui abbiamo assistito negli ultimi anni. Ulteriore area di rischio legale è quella relativa alla gestione del personale. Tale funzione è centrale nella vita di un’azienda e la verifica riguarderà in primo luogo le tipologie contrattuali applicate alle singole figure impiegate e le procedure di gestione delle risorse umane in generale.

La proprietà intellettuale di un’azienda spesso rappresenta per essa il bene più prezioso: quindi la corretta registrazione dei marchi aziendali, la gestione delle informazioni riservate di cui dispone o di eventuali brevetti e del know-how qualificante meritano la massima tutela possibile. Lo sviluppo di contenuti, tecnologie o procedure di qualità implica costi rilevanti e quindi deve essere oggetto di protezione con tutti gli strumenti che la legge mette a disposizione. Tutto questo deve essere mirato a prevenire utilizzi illegittimi da parte dei terzi. Il sempre maggiore ricorso alle tecnologie Web per la pubblicazione di contenuti ha aggiunto un ulteriore ambito di rischio di cui l’imprenditore deve tenere conto.

Al termine dell’attività di analisi descritta (i cui punti focali variano a seconda del campo di attività) il professionista procederà alla redazione di una dettagliata relazione finale indicando, ove opportuno e possibile, il percorso da seguire per ottenere una conformità piena alle prescrizioni normative. Questo documento dovrà costituire uno strumento di lavoro quotidiano dell’imprenditore consapevole che procederà, se lo riterrà opportuno, alla programmazione delle attività di adeguamento per arrivare a una completa compliance normativa, obiettivo finale di qualsiasi attività di check-up legale.

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