Progetti | Sistemi informativi

Project management: la gestione dei processi e il controllo delle attività

I sistemi informativi di project management sono necessari per la pianificazione e il controllo di tutti i progetti attivati contemporaneamente, spesso anche con la gestione di team diversi.

Andrea Ciaramella | Ricercatore e docente al Politecnico di Milano, Dipartimento Abc

Andrea Ciaramella |
Ricercatore e docente al Politecnico di Milano, Dipartimento Abc

Molte organizzazioni si trovano oggi a pianificare ed eseguire molti progetti contemporaneamente, spesso gestendo team diversi, e necessitano, quindi, di un buon sistema informativo per la pianificazione e il controllo di tutti i progetti. Esistono molti modi per definire i sistemi informativi di project management (Pmis – Project Management Information Systems). David I. Cleland propone una definizione che individua cinque sottosistemi (pianificazione, informazione, controllo, gestione delle risorse umane e agevolazione organizzativa) e due elementi aggiuntivi (tecniche e metodologie, contesto culturale). John Jr. Tuman definisce un sistema informativo di Project Management, «un sistema comprendente gli aspetti tecnici e di rischio». Il Pmis riguarda principalmente il progetto come processo ed è costituito da: documenti (contenitori d’informazioni); procedure, processi e sistemi software per la preparazione, la manutenzione, la conservazione, la trasmissione e l’uso dei documenti.

Valentina Puglisi | Dottore di ricerca e docente a contratto al Politecnico di Milano, Dipartimento Abc

Valentina Puglisi |
Dottore di ricerca e docente a contratto al Politecnico di Milano, Dipartimento Abc

Questi sistemi, processi e procedure servono a creare, pianificare ed eseguire i progetti in una certa organizzazione. Negli ultimi anni si sono moltiplicati i sistemi software dedicati al Project Management, che permettono di gestire complessivamente tutti i documenti e le procedure, rendendo possibile l’utilizzo di un unico sistema integrato di Project Management. I software dedicati sono una parte importante dei Pmis moderni; l’elaborazione automatica di grandi volumi d’informazioni complesse, riguardanti i grandi progetti o le pluralità di progetti, in contesti dinamici e tecnologicamente avanzati, costituisce la prerogativa più determinante per supportare in maniera adeguata il mondo professionale. Più recentemente, con l’avvento dei sistemi con funzionalità Web, si sono colte tutte le potenzialità d’integrazione dei documenti progettuali in un unico sistema. Sviluppare e applicare un Pmis, aperto al Web e pienamente integrato in una determinata organizzazione, può fornire un contributo importante anche nel mondo dell’edilizia.

Il collegamento con i sistemi software dei fornitori permette di evitare duplicazioni nell’inserimento dei dati, migliora la loro accuratezza e, soprattutto, consente di introdurre opportuni controlli formali. Il software di project management Web based sta creando un nuovo dominio applicativo, meglio noto con il nome di distributed project management. Gli utilizzatori di questi nuovi collaboration tools operano nei settori dell’architettur e dell’ingegneria, ma anche dell’energia, delle costruzioni aerospaziali, della sanità, della farmaceutica, delle telecomunicazioni. Il paese che per primo ha visto diffondersi questi strumenti sono stati gli Stati Uniti d’America; oggi anche l’Europa e diversi paesi in Asia stanno dimostrando notevole interesse per questi strumenti.

Segreen Business Park, Segrate (Mi).

Segreen Business Park, Segrate (Mi).

Caratteristiche dei software utilizzati per il project management. Le suite di software applicativo sono insiemi coordinati di moduli dotati delle funzionalità specifiche delle categorie considerate. Sono adatti a qualunque tipo di organizzazione e progetto. Con questo strumento si possono:
trattare tutte le fasi del ciclo di vita del progetto e trattare tutti i progetti dell’impresa con diversi tipi di sintesi;
trarre informazioni utili alle decisioni strategiche;
collegarsi ad altri sistemi informativi di management.
Il software di process management serve a integrare i processi delle unità specialistiche che partecipano ai singoli progetti. Il supporto può limitarsi semplicemente alla gestione della documentazione e/o dei materiali di riferimento di ogni singolo progetto, ma può anche estendersi alla valutazione del rischio, alla presentazione delle opportunità di business, all’analisi della reddittività e delle opportunità di investimento, ecc. Questi prodotti software consentono di elaborare i diagrammi di flusso dei processi e possono includere software ausiliari e altro materiale di riferimento.

I software di schedule management formano il vero cuore della maggior parte dei software applicativi di Project Management; infatti supportano la pianificazione, la schedulazione, il monitoraggio e il controllo di programmi e di progetti singoli o articolati e in rete con altri progetti. Più in dettaglio:
pianificano e ordinano in sequenza le attività progettuali secondo vari metodi;
producono schedulazioni generali di progetto basate sulla Wbs con schedulazioni secondarie su più livelli di dettaglio;
determinano il percorso critico;
allocano le risorse con vario grado di precisione e di sofisticazione
aggiornano la situazione di schedulazione secondo l’avanzamento del progetto e con riferimento a baseline controllabili;
producono diagrammi di Gantt o reticolari.

Generali Real estate, edificio in fase di valorizzazione, via Vespucci a Milano.

Generali Real estate, edificio in fase di valorizzazione, via Vespucci a Milano.

I software di cost management consistono in una serie di strumenti che monitorano l’andamento dei costi nell’arco del ciclo di vita del progetto, dalle stime iniziali fino al riepilogo dei costi consuntivati. In generale consentono:
l’elaborazione dei prezzi proposti in base alle categorie salariali, al fabbisogno stimato e ai livelli salariali con la relativa indicizzazione;
la gestione del budget;
le previsioni di spesa, compresa l’indicizzazione delle voci di costo, e l’analisi degli scostamenti dei costi;
la misura delle performance, anche in termini di valore assorbito
I software di resource management fanno corrispondere le risorse disponibili con le risorse richieste e comunicano ai responsabili e chi ha la responsabilità di pianificare le risorse, dove e quando si possono presentare esuberi o carenze.

I software di communications management consentono l’accumulo e la diffusione di tutte le informazioni di progetto ai manager e ai membri dei team di progetto. Gli strumenti Timesheets consentono ai membri del team di progetto di registrare elettronicamente le ore di lavoro che essi dedicano ai compiti assegnati. I web organizers, infine, sono strumenti che assemblano in un sito Web i documenti progettuali con gli opportuni collegamenti ipertestuali. È opportuno precisare che qualunque tipo di applicativo può essere veramente efficace solo se:
viene scelto dopo aver svolto una attenta analisi delle proprie esigenze;
sono stati attentamente valutati i costi e i tempi necessari alla personalizzazione e implementazione;
l’organizzazione di riferimento crede nella gestione formalizzata dei processi;
c’è consapevolezza del valore aggiunto rappresentato dalle informazioni connesse alle diverse attività.

Condividi quest’articolo
Invia il tuo commento

Per favore inserisci il tuo nome

Inserisci il tuo nome

Per favore inserisci un indirizzo e-mail valido

Inserisci un indirizzo e-mail

Per favore inserisci il tuo messaggio

Il Nuovo Cantiere © 2017 Tutti i diritti riservati

Tecniche Nuove Spa | Via Eritrea, 21 – 20157 Milano | Codice fiscale e partita IVA 00753480151